Art. 36-22 TUTTO QUELLO CHE NON VEDI DELL’EVENTO
Ciao, dopo due settimane di fiere ed eventi, vedi #cosmoprofbologna, ritornano le news letter settimanali. Proprio il lavoro svolto per i nostri Clienti hanno ispirato questa NL su tutto il lavoro di preparazione prima di presentarsi davanti al pubblico puliti, perfetti, ordinati, funzionali e soprattutto sicuri. Ricordatevi sempre che la sicurezza è importante, sempre e ovunque.
“Il primo lo paghi, il secondo è gratis!” - “Allora dammi il secondo!” - Anonimo
Non credo che qualcuno dia per scontato l’immenso lavoro e il tanto impegno necessario per strutturare un back office, è più facile pensare, invece e come spesso accadde, che il pubblico non sia preparato al continuo aggiornamento delle tecnologie, utilizzate dall’ufficio stesso.
📌 Chi lavora nel back office:
riveste un ruolo essenziale nel contesto aziendale, nel nostro caso, fianco a fianco del Cliente;
è responsabile di verifiche, controlli e gestioni di tutti i processi organizzativi necessari alla produzione e realizzazione del nostro Corporate Event;
svolge un lavoro che non è visibile direttamente dal Cliente, ma garantisce un supporto indispensabile;
appartiene ad un team ben strutturato e consolidato
deve garantire la reperibilità 24/24 (eh già!) soprattutto sotto evento
Un’ottima organizzazione del back office diventa fondamentale per la crescita dell’impresa quindi anche in termini di fatturato.
📌 Ma quali sono i compiti di chi opera nel back office prima, durante e dopo l’evento? Ecco i principali
mantenere relazioni con tutti i partecipanti - trattamento dati sensibili - registrazioni
conoscenza della cultura e delle tradizioni anche alimentari di differenti popoli - hospitality
intolleranze e allergie alimentari - menu dedicati
tragitti, punti di partenza e di arrivo degli Ospiti - transfer
accoglienza in location e sistemazione degli alloggi - accrediti
differenziazione delle aree di lavoro - pass appositi con ingressi autorizzati
coordinamento delle attività, registrazione dei partecipanti, orari e spazi dedicati - form
pubblicazione di tutte le informazioni relative all’evento - siti web dedicati
risposte tempestive e immediate alle richieste - mail, sms, WhatsApp, Social
studio, sviluppo, stampa e distribuzione di Pass, Badge e Accrediti (stampa, addetti e personale di servizio)
check in e check out evento per il controllo dei flussi d’ingresso con l’utilizzo di appositi software gestionali, sistemi di registrazione e APP dedicate
📌 Quale sono le competenze richieste agli operatori di back office?
ottima conoscenza di tutta l’informatica
empatia
multitasking
conoscenza delle lingue straniere
competenze in campo economico, finanziario e amministrativo
📌 Back Office e Front Office: differenze e mansioni
Front Office ha come ruolo l’interfaccia diretta con gli utenti durante l’evento, dall’accoglienza all’indirizzamento agli spazi dedicati alle attività
Back Office opera lontano dal contatto diretto ma svolge tutte le funzioni e le mansioni necessarie per portare tutti i partecipanti al Front Office
Per il corretto funzionamento dei due uffici è necessario che sia l’uno che l’altro abbiano conoscenza, competenze e comprensione delle attività dell’altro con l’obiettivo di rendere efficace il lavoro di entrambi.
Mi auguro che ora tu abbia un’idea completa dell’enorme lavoro che bisogna svolgere con passione e attenzione per poter realizzare un evento “perfetto”… davanti e dietro le quinte!
Con il talento si vincono le partite, ma è con il lavoro di squadra e l’intelligenza che si vincono i campionati. -Michael Jordan
📌 Cosa ne pensate delle skills di questi personaggi?
📌 Sono sufficienti per chiarire il concetto che il Relatore è fondamentale ma dobbiamo ricercarlo con moltissima attenzione?
Last but not least.
E se il nostro evento aziendale prevedesse l'intervento di Relatori stranieri?
Ti consiglio di dare la massima attenzione al Servizio di Interpretariato ovvero alla traduzione simultanea. Ho partecipato ad eventi blasonati che si sono persi proprio su questo aspetto, sarebbe un vero peccato.
Il pubblico è meravigliosamente tollerante. Perdona tutto fuorché il genio. - Oscar Wilde
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